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Partner certificado de M-Files®

Saca más valor de SharePoint con gestión documental por metadatos.

M-Files® agrega a SharePoint y Microsoft 365 contexto de negocio, flujos de trabajo, gestión de archivos y gobierno. Cada documento se encuentra por lo que es: cliente, proyecto, contrato o proveedor.

M-Files
Lo que hacemos con M-Files®
  • Licencias a la medidaM-Files Cloud o en tus servidores, según tus usuarios.
  • Integración con Microsoft 365SharePoint, Teams y Outlook conectados a M-Files.
  • Metadatos y flujosDiseño de clases, propiedades y aprobaciones.
  • Soporte y capacitaciónAcompañamiento después de arrancar y nuevas etapas.
Diferenciador

SharePoint guarda y colabora. M-Files® le agrega contexto de negocio.

SharePoint es la base de colaboración de Microsoft 365. M-Files® la extiende con gestión documental por metadatos, flujos de trabajo, gestión de archivos y gobierno, para controlar la información crítica sin sacar a tu equipo de las herramientas que ya usa.

  • Contexto de negocioCada documento se conecta con su cliente, contrato, proyecto o proveedor, y se encuentra por lo que es, no por la carpeta donde está.
  • Gobierno y gestión de archivosRetención, bitácora, ciclo de vida y control documental sobre lo que vive en SharePoint y Microsoft 365, compatible con las políticas de Microsoft Purview.
  • Flujos y aprobacionesRevisiones, aprobaciones y control de documentos automatizados en Microsoft 365 y SharePoint.
  • Información lista para CopilotInformación ordenada, con permisos y contexto, para que Microsoft 365 Copilot trabaje con datos confiables.
Capacidades de la plataforma

Información ordenada por lo que es, no por dónde está

Gestión por metadatos Clases, propiedades y vistas: cada documento se encuentra por cliente, proyecto o tipo, sin depender de carpetas.
Versiones y control de cambios Cada edición genera una versión nueva y el historial completo queda disponible.
Flujos por estados Revisiones y aprobaciones con responsables, estados y avisos, diseñados de forma gráfica.
Firma electrónica Firma nativa en los flujos (módulo adicional) e integración con DocuSign y Adobe Sign.
Integraciones Microsoft 365, Salesforce, SAP y Google Workspace, además de APIs para desarrollos propios.
Calidad y cumplimiento Bitácora de cambios y soporte para requisitos de FDA 21 CFR Part 11 en entornos regulados.
Casos de uso

Algunos de los procesos que resolvemos con M-Files®

Estos son solo algunos ejemplos. Cada proceso se diseña a la medida de tu operación.

Ingeniero revisando planos técnicosProyectos e ingeniería
  • Documentación de proyectos
  • Planos y control de cambios
  • Entregables a clientes
  • Envío y revisión de documentos
  • Cierre de proyecto
Inspector revisando maquinaria en una plantaCalidad
  • Sistema de gestión de calidad
  • Procedimientos y manuales
  • Auditorías y no conformidades
  • Acciones correctivas
  • Capacitación y competencias
Persona firmando un documentoLegal y cumplimiento
  • Contratos y vencimientos
  • Riesgo y cumplimiento
  • Poderes y actas
  • Políticas internas
  • Evidencia para auditorías
Reunión de trabajo alrededor de una mesaClientes
  • Expediente único del cliente
  • Propuestas y entregables
  • Correos de cada cuenta
  • Contratos y anexos
  • Historial de servicio
Tuberías y válvulas de una planta industrialActivos
  • Expediente de cada activo
  • Mantenimiento
  • Garantías y manuales
  • Inspecciones y certificados
  • Permisos de operación
Un solo punto de control

Tu información deja de vivir en equipos aislados

Con M-Files® la información de todas las áreas queda organizada en una bóveda central con metadatos, permisos y versiones, aunque una parte siga en SharePoint o en carpetas de red. Nada depende de la computadora de una sola persona.

Hoy: información aislada
Correos y adjuntos Carpetas personales Memorias USB Laptops de cada área Archivo en papel Hojas de cálculo
Versiones duplicadas · sin control de accesos · sin respaldo
Con M-Files®: un punto de control central
✓ Permisos por rol✓ Una sola versión vigente✓ Bitácora de accesos✓ Respaldo y continuidad
Inteligencia artificial

M-Files Aino: IA que respeta los permisos de cada usuario

Aino resume documentos y responde preguntas sobre un documento, una vista o toda la bóveda, en el idioma en que preguntas. Aino no usa tus documentos, metadatos ni preguntas para entrenarse.

Resúmenes Resume documentos largos en segundos.
Preguntas sobre tu información Pregunta sobre un documento, una vista o toda la bóveda.
Clasificación y metadatos Agentes que extraen metadatos y clasifican documentos (edición Enterprise).
M-Files para Copilot Consulta tu contenido de M-Files desde Microsoft Copilot (requiere licencia de Copilot).

Aino está incluido en las ediciones en la nube (Essentials y Enterprise); no está disponible en las ediciones instaladas en servidor propio. Las preguntas sobre toda la bóveda son una configuración con costo adicional.

Nube o local

Elige dónde vive tu información

En la nube M-Files Cloud

Sobre Microsoft Azure, con Aino y las funciones nativas de Microsoft 365. Es el modelo que M-Files recomienda.

Ediciones Essentials y Enterprise, con opciones de entorno dedicado y de residencia de datos.

En tu infraestructura M-Files en tus servidores Ediciones Core y Advanced para operar en tu propia infraestructura. No incluyen Aino ni las funciones nativas de Microsoft 365 en la nube.
Expert Data® + M-Files®

Te acompañamos en todo el ciclo

Consultores certificados Un equipo certificado por M-Files que diseña, implementa y da soporte.
Implementación y automatización Del análisis de tus procesos a los flujos funcionando en producción.
Migración de información Llevamos tus documentos desde carpetas compartidas, otro gestor o una versión anterior.
Desarrollo a la medida con IA Aplicaciones e integraciones conectadas a la plataforma cuando el flujo estándar no alcanza.
¿Ya usas M-Files®? Soporte, capacitación y nuevas etapas Si necesitas ordenar tus metadatos, sumar áreas o automatizar más procesos, te ayudamos a sacarle más provecho.
Soporte Capacitación Actualizaciones Nuevos procesos
Preguntas frecuentes

Lo que nos preguntan sobre M-Files®

¿Por qué M-Files si ya usamos SharePoint?

SharePoint resuelve la colaboración y el almacenamiento. M-Files agrega lo que necesita la información crítica: metadatos con contexto de negocio, flujos de aprobación, control de versiones, retención y bitácora, sin sacar a tu equipo de Microsoft 365.

¿Hay que migrar todo desde SharePoint o las carpetas de red?

No necesariamente. Con los conectores, M-Files muestra ese contenido en su ubicación actual y permite agregarle metadatos. Si conviene moverlo, lo planeamos como una etapa aparte.

¿Podemos tenerlo en nuestros servidores?

Sí, con las ediciones instaladas en servidor propio, aunque no incluyen Aino ni las funciones nativas de Microsoft 365 en la nube.

¿Dónde quedan nuestros datos en la nube?

M-Files Cloud opera en Microsoft Azure y ofrece un complemento de residencia de datos. Revisamos contigo las regiones disponibles antes de la propuesta.

¿Aino entrena con nuestros documentos?

No. Aino no usa tus documentos, metadatos ni preguntas para entrenarse. Revisamos contigo sus términos antes de activarlo.

¿Tiene firma electrónica?

Sí: firma nativa dentro de los flujos (módulo adicional) e integración con DocuSign y Adobe Sign.

¿Qué certificaciones tiene?

M-Files cuenta con ISO/IEC 27001:2022 en M-Files Cloud y Aino, ISO 9001:2015 y una atestación con criterios de SOC 2.

Otras plataformas

También somos partners de

Si otra plataforma se ajusta mejor a tu operación, te lo decimos.

Laserfiche
Premier Partner ↗
Diferenciador Formularios electrónicos y BPM Diseña formularios y automatiza procesos completos, con reglas, aprobaciones e integraciones, dentro de la misma plataforma documental.
Gestión documental y automatización de procesos en una misma plataforma: repositorio, formularios electrónicos, flujos de trabajo e IA.
Conviene cuando
  • Quieres automatizar aprobaciones y formatos en papel
  • Necesitas expedientes con retención y auditoría
  • Buscas una opción en nube o instalación local
Conocer Laserfiche® →
Box
Official Box Partner
Diferenciador Almacenamiento ilimitado y conectores MCP Espacio sin límite en sus planes empresariales y conectores MCP para que tus asistentes de IA trabajen con tu contenido respetando los permisos.
Gestión de contenido en la nube para trabajar y compartir archivos de forma segura con equipos, clientes y proveedores.
Conviene cuando
  • Tu operación ya está en la nube
  • Compartes archivos con clientes, proveedores o socios
  • Quieres conectar tu contenido con asistentes de IA
Conocer Box® →

¿Qué quieres resolver con M-Files®?

Cuéntanos cómo trabajan hoy con su información y un consultor te propone el alcance, sin costo.