En la era actual, la digitalización de documentos se ha vuelto esencial para mejorar la...
La seguridad documental es una de las mayores preocupaciones de las empresas en la actualidad. Los riesgos asociados con la pérdida, robo o destrucción de documentos pueden tener consecuencias devastadoras. En un entorno empresarial cada vez más competitivo y con crecientes demandas de eficiencia y accesibilidad, las empresas deben asegurar la protección y la integridad de su información. La digitalización de documentos y su adecuada gestión y custodia se presentan como soluciones clave para minimizar estos riesgos.
Riesgos Documentales: Más Allá de los Ciberataques
La protección de los documentos no solo debe enfocarse en prevenir ataques cibernéticos o el acceso no autorizado a información confidencial. A menudo, los riesgos provienen de factores físicos, como las condiciones de almacenamiento inadecuadas o situaciones fuera del control de la empresa, como los desastres naturales.
- Riesgos naturales: Las empresas que dependen de documentos físicos están expuestas a diversas amenazas naturales, como incendios, inundaciones, moho, humedad y daños causados por plagas. Estos factores pueden dañar de forma irreparable documentos cruciales como contratos, registros financieros, estudios de investigación y más. La digitalización elimina la vulnerabilidad a estos problemas, ya que los archivos digitales no se ven afectados por las condiciones ambientales.
- Riesgos tecnológicos: Con el aumento de los ciberataques, las empresas también deben proteger sus documentos de accesos no autorizados, robos o pérdida de datos debido a vulnerabilidades en sus sistemas informáticos. La implementación de soluciones tecnológicas como la encriptación, la autenticación multifactor y los sistemas de control de acceso ayuda a reducir estos riesgos.
- Riesgos operativos: La falta de un proceso adecuado de gestión de documentos puede resultar en pérdida de tiempo, errores humanos y dificultades para acceder a la información necesaria cuando se necesita. Las soluciones de automatización y gestión documental permiten a las empresas optimizar estos procesos y mejorar la eficiencia operativa, reduciendo los riesgos asociados con el manejo manual de documentos.
Cómo Expert Data protege tus documentos
En Expert Data, ofrecemos soluciones integrales para garantizar la seguridad de los documentos en todas sus etapas: desde la digitalización hasta la custodia y gestión documental. Nuestras soluciones incluyen medidas específicas para proteger los documentos de los riesgos tanto físicos como digitales.
1. Digitalización de Documentos
La digitalización convierte los documentos físicos en archivos electrónicos, lo que elimina los riesgos asociados con su almacenamiento físico, como los daños por humedad o el deterioro. Los documentos digitalizados están mucho más protegidos ante factores como incendios o inundaciones. Además, facilita la organización y el acceso rápido a la información cuando se necesita.
2. Gestión Documental con Control de Accesos
La gestión documental no solo incluye el almacenamiento digital de documentos, sino también su organización, búsqueda y acceso eficiente. Nuestra plataforma de gestión documental te permite establecer permisos y control de accesos, garantizando que solo los usuarios autorizados puedan visualizar o editar documentos sensibles. Además, el sistema tiene respaldo en servidores seguros y se encuentra alineado con normativas de protección de datos.
3. Custodia de Documentos Físicos y Digitales
Si bien la digitalización ofrece una capa importante de seguridad, sabemos que muchos documentos todavía requieren custodia física. Expert Data ofrece un servicio de custodia en condiciones controladas que protege los archivos de riesgos físicos, como incendios, inundaciones o plagas. Nuestros centros de almacenamiento están diseñados para cumplir con estrictos estándares de seguridad, asegurando que tus documentos estén resguardados de manera adecuada.
4. Cumplimiento Normativo
Cumplir con las regulaciones legales y normativas de protección de datos es esencial. Expert Data se asegura de que nuestras soluciones cumplan con las leyes de protección de información, como la Ley de Protección de Datos Personales, entre otras. Esto garantiza que los documentos se mantengan seguros y conforme a los requisitos legales.
¿Cómo empezar a proteger tus documentos?
La seguridad documental es esencial no solo para cumplir con las leyes y regulaciones, sino también para proteger los activos más importantes de tu empresa. Con la digitalización, gestión eficiente y custodia adecuada, puedes reducir significativamente los riesgos asociados con los documentos.
Si aún no has implementado soluciones para proteger tus archivos, es el momento ideal para empezar. En Expert Data, te ofrecemos un enfoque integral para garantizar la seguridad de tus documentos y proteger tu empresa de riesgos físicos y digitales.
No dejes que un desastre natural o un error humano pongan en peligro la información clave de tu empresa. Contacta con nosotros hoy mismo para conocer más sobre cómo podemos ayudarte a asegurar la seguridad de tus documentos.
