Ventajas de la plataforma OnBase que ayudarán a crecer

En la era digital actual, donde la información fluye más rápido que nunca y el volumen de datos sigue creciendo exponencialmente, las organizaciones enfrentan el desafío constante de gestionar eficientemente sus documentos y procesos de negocio.  

La necesidad de acceso rápido a la información, junto con la demanda de eficiencia operativa y cumplimiento de normativas, han llevado a muchas empresas a buscar soluciones que no solo optimicen sus operaciones, sino que también mejoren su servicio al cliente.  

A continuación, exploraremos en detalle los beneficios clave de implementar OnBase en una organización, resaltando cómo esta poderosa herramienta puede ser un game changer en la forma en que las empresas gestionan su información y sus procesos. 

Sobre OnBase 

OnBase de Hyland Software, es una plataforma que integra la gestión de documentos, la gestión de procesos de negocio y la gestión de registros en una única aplicación.  

Al ofrecer una solución centralizada para la gestión de contenido, esta plataforma permite a las organizaciones automatizar procesos manuales, mejorar la toma de decisiones y aumentar la colaboración interna y externa. Desde mejorar la calidad del servicio hasta minimizar los costos operativos y reducir los riesgos, OnBase proporciona una base sólida para empresas que buscan no solo sobrevivir sino prosperar en el mercado actual. 

Ventajas de OnBase 

OnBase es una solución líder en la gestión de contenido empresarial (ECM), ofreciendo un amplio espectro de beneficios diseñados para transformar los procesos de negocio, aumentar la productividad y asegurar el cumplimiento normativo. 

1.- Mejora de la calidad de servicio 

Centraliza la información, lo que permite a los empleados acceder rápidamente a los datos necesarios para responder a consultas de clientes, resolver problemas y tomar decisiones informadas. Esto resulta en una mejora significativa de la calidad del servicio, ya que reduce los tiempos de espera y aumenta la precisión de la información proporcionada.

2.- Permitir completar formularios y realizar solicitudes en línea 

Digitaliza los procesos de solicitud al permitir que clientes, socios y estudiantes completen formularios y envíen solicitudes en línea. Esto simplifica y acelera los procesos de negocio, mejorando la experiencia del usuario y eliminando la necesidad de papeleo físico.

3.- Visibilidad en tiempo real 

La plataforma ofrece visibilidad en tiempo real del estado de las solicitudes, transacciones y pedidos. Esto permite a los usuarios rastrear el progreso de sus solicitudes y a las organizaciones monitorizar la eficiencia de sus procesos internos, facilitando la identificación y resolución de cuellos de botella.

4.- Reducir el tiempo perdido buscando documentos 

Al almacenar todos los documentos e información relevantes en un solo lugar, reduce significativamente el tiempo que los empleados pasan buscando documentos. Esto no solo aumenta la productividad, sino que también permite a los empleados centrarse en tareas de mayor valor.

5.- Minimizar los costos operativos 

Automatiza los procesos manuales y reduce la necesidad de intervención humana, lo que minimiza los costos operativos asociados con el manejo de documentos y la ejecución de procesos de negocio.

6.- Automatización de decisiones y gestión de tareas 

La solución automatiza decisiones basadas en reglas predefinidas y brinda herramientas para manejar todas las tareas relacionadas, lo que agiliza los procesos de negocio y reduce el margen de error humano. 

7.- Acceso instantáneo al contenido desde cualquier lugar 

Los usuarios pueden acceder instantáneamente al contenido desde cualquier lugar, utilizando un dispositivo móvil. Esto facilita el trabajo remoto y asegura que la información crítica esté siempre al alcance de la mano, independientemente de la ubicación del usuario.

8.- Elimina costos de impresión, envío y almacenamiento de papel 

Digitalizar documentos y procesos con esta solución elimina la necesidad de imprimir, enviar por correo y almacenar documentos físicos, reduciendo costos y apoyando las iniciativas de sostenibilidad.

9.- Minimiza riesgos 

Ayuda a minimizar los riesgos legales y de cumplimiento al garantizar que la información esté segura, sea accesible y gestionada de acuerdo con las regulaciones aplicables.

10.- Políticas de seguridad y seguimiento de actividades 

La plataforma permite aplicar fácilmente políticas de seguridad, controlar el acceso a la información y realizar un seguimiento de las actividades de los usuarios, lo que aumenta la seguridad de los datos y ayuda a prevenir el acceso no autorizado.

11.- Facilitar la generación de informes y auditoría 

Simplifica la generación de informes y el proceso de auditoría al proporcionar herramientas que facilitan el seguimiento de la información requerida e incompleta, asegurando que los datos estén completos y sean precisos.

12.- Automatizar los requisitos de retención y gestión de registros 

Automatiza la retención de documentos y la gestión de registros, asegurando que la información se almacene y destruya de acuerdo con las políticas y regulaciones vigentes.

13.- Reducir las operaciones de TI 

Reduce la carga sobre el equipo de TI al simplificar las operaciones de instalación, actualización, protección e integración para administrar el contenido, lo que les permite centrarse en iniciativas más estratégicas.

OnBase se posiciona como una herramienta indispensable para las organizaciones que aspiran a mejorar su gestión de información y eficiencia operativa. Su capacidad para automatizar procesos, centralizar el acceso a la información y reducir costos transforma radicalmente las operaciones empresariales, preparando a las empresas para enfrentar los desafíos del futuro con confianza.
 

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