Las operaciones diarias de cada negocio pueden desglosarse en tareas y comunicaciones críticas. Aunque los cambios en la organización pueden causar una ruptura en el sistema, la mayoría de estos procesos diarios, también llamados “workflows” o “flujos de trabajo”, son rutinarios y se mantienen bastante consistentes pese a las interrupciones o cambios externos.
Cuando las empresas van más allá de simplemente realizar estas acciones y diseñan nuevas estrategias o despliegan tecnologías innovadoras para mejorar sus operaciones, pueden alcanzar un nivel superior de eficiencia y precisión en sus procesos comerciales, al mismo tiempo que ahorran recursos valiosos. Una de las mejores formas de alcanzar esos objetivos es con la automatización de workflows de Laserfiche.
Continúa leyendo para aprender qué es la automatización de workflows de Laserfiche y cómo el diseño de nuevos flujos de trabajo puede ayudarte a mejorar los procesos comerciales en toda la empresa.
¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?
La automatización de flujos de trabajo consiste en la digitalización y automatización de procesos comerciales para reducir el trabajo manual y las ineficiencias en el proceso. El diseño de flujos de trabajo se refiere a la creación de estos flujos de trabajo digitales.
Cuando un proceso comercial consta de muchos pasos, puede ser difícil eliminar cuellos de botella, malentendidos e incluso darse un mal manejo de la información. La automatización de workflows de Laserfiche ayuda a eliminar errores humanos, acelerar revisiones y aprobaciones, así como proporcionar información sobre cómo se pueden mejorar estos flujos de trabajo en el futuro.
¿Qué tipos de flujos de trabajo se pueden automatizar?
Existen diversos aspectos a considerar antes de diseñar tu primer workflow en Laserfiche. Aunque cualquier workflow inicialmente diseñado para requerir varios pasos manuales es un fuerte candidato, a continuación te compartimos algunos ejemplos de procesos que pueden beneficiarse de la automatización:
- Archivar, renombrar o hacer cambios en un documento.
- Revisar y aprobar cambios en documentos.
- Notificar a otros cuando ocurre un cambio en un documento.
- Incorporación de nuevos empleados.
- Procesamiento de cuentas por pagar.
- Gestión de retención y almacenamiento de registros.
- Gestionar y hacer cambios en contratos de proveedores.
- Mantener la visibilidad del proceso con informes de gestión de procesos.
¿Qué hace un buen software de automatización de workflows?
Una solución de software de automatización de flujos de trabajo debe mejorar la productividad, la consistencia y la transparencia en toda la empresa cuando se utiliza para diseñar nuevos o mejores flujos de trabajo. Al considerar la automatización de flujos de trabajo te aconsejamos buscar una solución que pueda:
- Enrutar documentos en respuesta a la creación de contenido o actualizaciones de estado.
- Proporcionar la posibilidad de notificar a los interesados sobre cambios o la creación de documentos, así como capacidades de archivo automático.
- Extender la automatización a través de departamentos e integrarse con aplicaciones existentes.
- Automatizar procesos complejos como la gestión de proveedores y contratos, procesamiento de facturas, gestión de viajes y gastos y gestión de registros.
- Integrarse con sistemas de terceros y ya existentes para un flujo de información sin interrupciones a través de la empresa.
- Permitir la edición en tiempo real y el acceso de monitoreo a documentos, flujos de trabajo e informes a través de laptops, computadoras de escritorio o dispositivos móviles.
- Monitorear, informar y analizar procesos empresariales.
- Proporcionar tableros de informes que permitan a los gerentes de proceso ver cada paso de un flujo de trabajo para eliminar cuellos de botella y mejorar los procesos con el tiempo.
- Presentar a los usuarios un historial completo de los pasos del proceso empresarial relacionados con un documento en el flujo de trabajo.
- Proporcionar un diseñador de workflows personalizado para construir una solución de automatización de procesos empresariales para cada necesidad.
- Habilitar la extracción de información de fuentes externas, como PDFs o formularios digitales, para la toma de decisiones automatizada y actualizaciones de procesos.
La automatización de flujos de trabajo es un paso importante en la transformación digital de una organización. Al optimizar procesos a través de departamentos, las empresas pueden ahorrar recursos valiosos mientras mejoran la velocidad operativa, precisión y transparencia, tanto interna como externamente.
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