Servicios de Gestión Documental
Con las herramientas de gestión documental líderes en la industria, usted puede reunir toda su información en un solo punto de control centralizado.
Ahorre papel y espacio de almacenamiento
- Elimine el costo de gabinetes de almacenamiento al digitalizar todos los documentos en papel
- Convierta las áreas que utilizaba para el almacenamiento de archivos en espacios para el personal
Búsqueda rápida de información
- Encuentre la información que ocupa en segundos con un servicio de gestión documental
- Olvide las horas dedicadas a buscar en cerros de papeles
Colabore con su equipo de manera eficiente
- Centralice los archivos digitales provenientes de múltiples ubicaciones remotas y fuentes de información en un repositorio unificado
- Elimine la duplicidad de información con servicios de gestión documental
- Permita la continuidad del trabajo en la nueva normalidad, permitiendo el acceso a la información de manera remota
Organice su información de manera intuitiva
- Despliegue información sobre el contenido del documento en campos editables
- Vincule documentos relacionados, como correos electrónicos y sus adjuntos con la funcionalidad de enlaces a documentos
Simplifique las tareas al facilitar la búsqueda y acceso a contenido
- Mantenga la confidencialidad de la información
- Mantenga una auditoria de accesos al repositorio centralizado
- Agilice los procesos internos
- Integre su repositorio centralizado con sus sistemas core
- Habilite la seguridad de acceso de 3 capas
- Cumpla con las diferentes normativas para el resguardo y gestión de información
- Publique de forma segura en la web con configuraciones de firewall y seguridad de acceso IIS integradas
- Distribuya los permisos administrativos en su organización con privilegios granulares
- Cifrado de Seguridad SSL / TLS
¿Tienes dudas o requieres más información?
Estamos aquí para apoyarte, por favor utiliza alguna de nuestras formas de contacto y en breve uno de nuestros consultores especializados se pondrá en contacto contigo.
Automatización de procesos empresariales
Gestione los procesos críticos de su compañía y elimine las tareas manuales y repetitivas.
Mejore la transparencia
- Utilice informes configurables y fáciles de usar para medir el éxito de los procesos
- Evalué la carga de trabajo de su equipo de trabajo con paneles de indicadores y visualizaciones
Siga participando aún estando lejos
- Elimine los cuellos de botella en el proceso al revisar, aprobar y firmar documentos desde su dispositivo Android o Windows
- Reduzca el duplicado en la captura de datos con la funcionalidad de enviar formularios electrónicos mientras se encuentra fuera de sus oficinas
Acelere la revisión y aprobación de documentos
- Habilite la revisión y aprobación simultánea al enviar los documentos o formularios electrónicos a múltiples usuarios
- Reasigne fácilmente las tareas si alguien se encuentra fuera de la oficina
Mantenga el trabajo en progreso
- Asegure que se completan las tareas a tiempo con notificaciones recurrentes automáticas por correo electrónico
- Escale con facilidad las labores a los gerentes si no se han completado en un marco de tiempo específico
Solicita una consultoría sin costo
Nuestros consultores están listos para apoyarte a evaluar las mejores alternativas para tu empresa
Gestión de pagos
- Recepción de facturas (XML,PDF)
- Recepción de complementos de pago (XML,PDF)
- Recepción de notas de crédito(XML,PDF)
- Validación Three way match de comprobantes
- Flujo de pagos automatizado
- Registro automático del gasto en el ERP
- Notificaciones automáticas Integración expediente fiscal digital
- Portal de colaboración con proveedores
- Reportes / KPI’s
Gestión de contratos
- Solicitud requerimiento nuevo contrato (interna)
- Flujo de aprobación solicitud de nuevo contrato Notificación a proveedor / cliente sobre nueva solicitud de contrato
- Creación automática de contratos en base a los datos del formulario de solicitud previamente aprobado
- Flujo de revisión y aprobación de nuevas cláusulas
- Control de versiones
- Integración con proveedores de firma electrónica
- Control de fechas de vencimiento
- Expediente digital de contratos
- Reportes / KPI´s
Alta de proveedores
- Solicitud de invitación a nuevo proveedor (Interna)
- Flujo de aprobación invitación nuevo proveedor
- Envió de liga de invitación a proveedor para proceso de alta
- Formulario de alta de proveedor
- Ingreso de documentos e información para el alta en línea
- Validación lista negra del SAT
- Validación REPSE
- Validación carta porte
- Flujo de aprobación alta de proveedor
- Expediente digital de proveedores
- Alta y registro automático en ERP una vez aprobada el alta
- Integración portal de autoservicio de proveedores
- Reportes / KPI’s
¿Tienes dudas o requieres más información?
Estamos aquí para apoyarte, por favor utiliza alguna de nuestras formas de contacto y en breve uno de nuestros consultores especializados se pondrá en contacto contigo.
Digitalización de Documentos
¿Te has dado cuenta que los PAPELES MÁS importantes desaparecen JUSTO Cuando MÁS los Necesitas?
Preguntas Frecuentes
¿Cual es el tamaño máximo de caja?
El tamaño máximo de caja incluida en el costo es de 32 x 25.5 x 26 cm (puede variar unos cm dependiendo la marca y tipo de caja).
¿Tiempo aproximado de digitalización?
Depende del tipo de documentos, estado de los mismos (si se requiere depurar y limpiar), la clasificación e indexación posterior a la digitalización. (El tiempo se define una vez que se conoce la información y detalles del proyecto)
¿El costo puede variar si son volúmenes grandes?
Definitivamente, si el volumen es mayor a 100 cajas se puede solicitar una propuesta personalizada en base al volumen de información.
¿El trabajo se puede realizar en oficinas del cliente?
Si, el trabajo puede ser realizado en oficinas del cliente y/o en nuestros centros de digitalización según lo requieran.
¿Existe una etapa de calidad?
Si, una vez terminada la digitalización se pasa a una fase de revisión por el area de calidad para validar que los documentos fueron digitalizados con la calidad esperada.
¿Digitalizan planos mayores a doble carta?
Si, contamos con plotters para digitalización de planos de formato amplio.
Nuestra oferta de valor
- Contamos con más de 20 años de experiencia en procesos de digitalización de documentos
- Más de 40 equipos de alto volumen para digitalización de documentos
- Personal altamente capacitado en procesos de digitalización de documentos
- Más de 200 millones de imágenes digitalizadas
- Garantía en todos nuestros servicios de gestión documental
- Atención personalizada
Servicio de digitalización
- Preparación de documentos para digitalizar (limpieza, quitar grapas, clips, clasificación, etc)
- Digitalización masiva de documentos en nuestras oficinas o en instalaciones del cliente
- Captura, clasificación e indexación de la información según requerimientos de cada cliente
- Revisión de calidad para garantizar el 100% de efectividad en la digitalización
- Entrega de los documentos digitalizados en los formatos solicitados por el cliente (incluye la salida a nuestras plataformas de gestión documental)
- Digitalización de planos formato amplio
Custodia de la información
Con nuestro servicio de administración de archivos podrás liberar espacios de oficina y adaptar de manera más rápida tu empresa hacia la nueva normalidad.
Beneficios
- Reducción de espacios utilizados en sus oficinas.
- Seguridad y confidencialidad en el acceso a los documentos.
- Inventario completo y actualizado de cajas.
- Protección de su información ante cualquier desastre natural.
- Reducción en costos por la utilización de m2 de oficinas para archivo.
- Conserva el activo más importante de tu empresa por mucho más tiempo.
Servicios
- Asesoría profesional en el manejo de archivos.
- Organización y clasificación de archivos.
- Entrega de cajas en menos de 8 Hrs.
- Portal de acceso web para consulta de reportes e inventarios de cajas e ingreso de solicitudes de servicios.
- Venta de cajas de archivo.
- Servicio y atención personalizada.
Nuestras instalaciones
- Ubicación estratégica en zona alta para evitar inundaciones y lejos de empresas de manufactura.
- Racks especializados para el resguardo de cajas.
- Monitoreo y videovigilancia 24/7/365
- Transporte especializado para el traslado de cajas.
- Áreas exentas de instalaciones eléctricas para evitar riesgos de incendios.
- Sensores de detección temprana de incendio.
- Sistemas contra plagas.
- Sistemas de calidad mundial para administración de los inventarios de cajas
Centro de Custodia Santa Catarina, Nuevo León.
Av. Las Torres No. 171, Col. Regio Parque Industrial Santa Catarina, Santa Catarina, N.L. C.P.66367