Digitalización de documentos vs Escanear: ¿Cuál es la diferencia? - Expert Data®

En un mundo donde el manejo eficiente de la información es un pilar de la competitividad empresarial, la transición de documentos físicos a formatos digitales se ha convertido en una tarea fundamental.  

Con montañas de archivos en papel acumulándose cada año, es crucial comprender las opciones disponibles para preservar y optimizar estos recursos documentales. Conoce a continuación las diferencias entre la digitalización de documentos y el escaneo documental. 

¿En qué consiste cada uno? 

La digitalización documental es un proceso integral que consiste en convertir documentos en papel a datos digitales, lo que no solo incluye la captura de la imagen sino también la conversión del texto en información editable y accesible a través de tecnologías como el OCR.  

Por otro lado, el escaneo es una técnica más directa y sencilla que reproduce la imagen de un documento en un formato digital, pero sin la conversión de texto y datos en un formato que las computadoras puedan procesar de manera más inteligente. 

Diferencias entre escanear y digitalizar documentos 

La digitalización no solo captura la imagen del documento, sino que también transforma y organiza la información contenida para que sea más accesible y útil en un entorno digital.  

Esto incluye la indexación de datos y la posibilidad de integración con otros sistemas de gestión empresarial. El escaneo es adecuado para la creación de copias de seguridad digitales, pero no mejora la manejabilidad de la información contenida. 

Beneficios de la Digitalización documental 

Digitalizar documentos puede transformar la manera en que una empresa accede y gestiona su información. Con la digitalización, los documentos pueden ser fácilmente buscados, compartidos y protegidos con medidas de seguridad avanzadas.  

Además, se facilita la colaboración en tiempo real, lo cual resulta esencial en el actual mundo interconectado. 

Beneficios del escaneo 

Aunque no es tan completo como la digitalización, el escaneo es una herramienta útil para convertir rápidamente grandes volúmenes de documentos en formatos digitales que pueden almacenarse y compartirse con facilidad.  

Esto puede ser especialmente útil para propósitos de archivado o cuando se necesita una solución de bajo costo y rápida implementación. 

Aplicaciones prácticas de la digitalización documental y el escaneo 

La digitalización es fundamental en entornos donde la información necesita ser utilizada y procesada regularmente, como en el caso de registros médicos o archivos legales.  

El escaneo, en cambio, puede ser adecuado para negocios que buscan una solución temporal para transferir información física a un espacio digital sin la necesidad de edición o manipulación frecuente. 

Consideraciones tecnológicas y de costo 

Implementar un sistema de digitalización puede ser una inversión significativa, incluyendo no solo el hardware y software necesarios sino también la capacitación del personal.  

El escaneo suele ser menos costoso y puede realizarse con equipos menos especializados y sin necesidad de una infraestructura tecnológica compleja. 

¿Cuál elegir? 

La decisión entre digitalizar o escanear documentos dependerá de las necesidades específicas de cada empresa, el volumen de información a manejar y los objetivos a largo plazo en términos de gestión de la información.  

Ambas opciones tienen su lugar en el arsenal de herramientas de gestión documental. La elección correcta será aquella que se alinee mejor con la estrategia general de tu empresa y sus operaciones diarias.

En Expert Data brindamos soluciones de gestión documental y automatización de procesos de negocios enfocadas a la transformación digital de las compañías. Contáctanos o Agenda una demo para conocer más sobre nuestras soluciones. 

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