En la era digital actual, gestionar eficazmente la creciente marea de documentos se ha vuelto crítico para el éxito empresarial. La gestión de documentos en la nube ofrece una solución ágil y segura, permitiendo a las empresas superar desafíos de accesibilidad, seguridad y escalabilidad.
En este artículo te hablaremos sobre cómo soluciones como M-Files transforman la gestión documental, facilitando operaciones más eficientes y seguras para negocios en el dinámico mercado de hoy.
Las ventajas de la gestión de documentos en la nube
Hoy en día, las empresas están generando documentos y contenido a una velocidad cada vez mayor. Desde comunicaciones por correo electrónico y propuestas hasta contratos, facturas, informes y análisis de negocios, el volumen de documentos empresariales que los trabajadores deben manejar puede ser abrumador.
Puede tomar minutos u horas encontrar el documento correcto y asegurarse de que sea la versión más reciente. Y garantizar la seguridad y el cumplimiento para esta creciente colección de contenido agrega una nueva capa de complejidad.
Una solución de gestión de documentos en la nube como M-Files puede ayudar brindando diversas ventajas:
- Vista unificada de documentos: Ofrece una vista única de todos los documentos, independientemente de su ubicación (almacenamiento en la nube, sistemas locales, dispositivos de usuarios).
- Simplificación de la gestión documental: Facilita la búsqueda de información en segundos y simplifica la gestión digital de documentos.
- Conexiones inteligentes y automatización: Permite realizar conexiones inteligentes a través del negocio y automatizar flujos de trabajo de documentos críticos.
- Seguridad y control: Asegura que la información permanezca segura y bajo control.
El caso de las soluciones locales
Mientras que la gran mayoría de las cargas de trabajo empresariales hoy en día se procesan con computación y almacenamiento en la nube, algunas organizaciones, sin embargo, prefieren gestionar documentos con soluciones locales.
Las empresas tienden a usar un sistema de gestión de documentos local por una de estas tres razones.
- Algunas están atadas a software heredado que satisface sus necesidades.
- Otras están preocupadas por la seguridad, el control y la accesibilidad de los documentos en la nube.
- Y para algunas organizaciones, los estándares de cumplimiento requieren que ciertos datos se mantengan en las instalaciones, lo que hace más difícil el movimiento hacia recursos en la nube.
El desafío de la gestión de documentos locales es el costo y esfuerzo requeridos para instalar, mantener y actualizar la tecnología de gestión de documentos. Las empresas con soluciones locales también son responsables de la seguridad de sus documentos almacenados.
Beneficios de la gestión de documentos en la nube
Con una solución basada en la nube para la gestión de documentos, las empresas pueden trasladar la responsabilidad de la instalación, mantenimiento y actualizaciones a un proveedor externo. Las empresas también pueden evitar el gasto de capital de comprar e instalar sistemas de hardware para gestionar y almacenar documentos. Y el proveedor de la nube asumirá la responsabilidad de mantener los documentos seguros y respaldados.
Además, la gestión de documentos en la nube facilita escalar hacia arriba o hacia abajo según sea necesario, pagando solo por los servicios y almacenamiento consumidos.
Soluciones híbridas
Para las empresas que prefieren mantener algunos documentos en las instalaciones, una solución híbrida puede ser la mejor opción. Al combinar la seguridad y el control de una tecnología local con la flexibilidad y el ahorro de costos de la gestión de documentos en la nube, una solución híbrida ofrece lo mejor de ambos mundos, eliminando también la necesidad de una migración de datos costosa y que consume tiempo.
M-Files: Una solución basada en la nube con implementación flexible
M-Files es una plataforma inteligente de gestión de información basada en la nube que ayuda a las empresas a gestionar su información de manera más efectiva, sin importar dónde se encuentre almacenada. Ofrece flexibilidad de implementación en la nube, en las instalaciones o como una solución híbrida. Con esta solución las empresas pueden mantener registros establecidos y contenido heredado en las instalaciones mientras aumentan la agilidad y el compromiso a través de servicios de gestión de documentos basados en la nube.
Proporciona una integración fácil y segura de sistemas en la nube y repositorios locales y datos. El enfoque que utiliza para gestionar documentos es diferente al software de gestión de documentos tradicional (DMS).
La información se almacena basada en «qué» es, en lugar de «dónde» debería residir. Los documentos almacenados con el software DMS de M-Files pueden vivir en cualquier lugar de la organización: dentro de sistemas CRM, en unidades de red, en dispositivos de usuarios, dentro de aplicaciones específicas u otros sistemas y repositorios empresariales.
Esta estructura única evita la necesidad de migrar documentos a un repositorio central. También facilita la descomposición de silos de datos conectando sistemas y repositorios en toda la organización, mientras ofrece a los administradores una vista única de todos los documentos en las instalaciones y en la nube.
Cómo funciona la gestión de documentos en la nube de M-Files
Con esta solución, puedes gestionar documentos e información sin invertir en infraestructura y mantenimiento de servidores locales adicionales.
Estándar pero flexible
Es un servicio en la nube flexible que puede expandirse para satisfacer las necesidades comerciales en evolución sin requerir una inversión inicial significativa.
Servicio en la nube confiable
Las instancias en la nube de M-Files son gestionadas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, por un equipo de operaciones profesionales certificado para la norma ISO 27001:2013. Nuestro sistema de calidad se adhiere a la norma ISO 9001:2015 y hemos sido certificados para SOC2.
Fácilmente escalable
Esta solución se ejecuta en la nube de Microsoft Azure, una plataforma en la nube altamente escalable y confiable. Los centros de datos distribuidos geográficamente brindan un servicio rápido en todos los continentes. El entorno del servidor incluye todo el software y hardware requerido para acomodar los desafíos actuales y futuros de gestión de documentos.
Seguridad sólida
Emplea varias medidas de seguridad activas dentro de la plataforma, incluida la encriptación de documentos en reposo y en tránsito. La autenticación multifactor, los permisos dinámicos y las conexiones de red dedicadas ayudan a mantener los documentos seguros.
Capacidades de autoservicio
Con M-Files, tienes la opción de gestionar tu propia nube en lugar de enviar tickets o solicitudes a Operaciones en la Nube. Y con el Portal de Gestión de Suscripciones, puedes administrar fácilmente cuentas de usuario y otros detalles de la suscripción.
Personaliza tu implementación de M-Files
Además de la implementación en la nube, en las instalaciones o como una solución híbrida, esta solución ofrece una variedad de otras formas de personalizar tu tecnología de gestión de documentos.
Integraciones estándar
Esta solución ofrece integraciones con soluciones estándar de línea de negocio, soluciones ECM heredadas y otros archivos. Herramientas populares como Microsoft Teams o Salesforce pueden servir como la interfaz desde la cual acceder y gestionar la información en M-Files, lo que significa que los trabajadores no necesitan aprender una nueva herramienta o cambiar de plataforma para encontrar el contenido que necesitan.
Plantillas de solución
Construye soluciones de gestión de información inteligente más rápidamente y con mayor facilidad con plantillas de solución y mejores prácticas para casos de uso en múltiples industrias, incluyendo plantillas de gestión de documentos para contabilidad y despachos de abogados.
Complementos
Los complementos de terceros permiten casos de uso adicionales y facilitan la configuración de esta solución para satisfacer necesidades específicas. Desde herramientas para visualizar datos hasta capacidades de edición robustas, los complementos proporcionan una forma fácil de personalizar la implementación de M-Files.
Configuraciones
Es una plataforma altamente configurable que puede adaptarse fácilmente a casos de uso y requisitos específicos.
APIs
Las Interfaces de Programación de Aplicaciones (APIs) facilitan la construcción de conexiones a otros sistemas, permitiendo encontrar lo que necesites desde donde estés.
La gestión de documentos en la nube no solo simplifica los procesos empresariales, sino que también facilita la adaptabilidad en un entorno empresarial en constante cambio, asegurando que las empresas permanezcan ágiles, seguras y al frente de la innovación.
En Expert Data brindamos soluciones de gestión documental y automatización de procesos de negocios enfocadas a la transformación digital de las compañías. Contáctanos o Agenda una demo para conocer más sobre nuestras soluciones.