En el actual entorno digital, una administración eficiente de documentos se ha vuelto indispensable para el adecuado desempeño de las empresas. Ante la diversidad de Sistemas de Gestión de Documentos (SGD) disponibles, elegir la opción más acorde a las necesidades de tu negocio puede ser un desafío.
Conoce qué es M-Files, para qué sirve este software y sus beneficios para tu operación a continuación.
¿Qué es M-Files software?
El software M-Files es un avanzado sistema de gestión de documentos que sobrepasa las capacidades estándar ofrecidas por muchos SGD. Su enfoque único en el uso de metadatos facilita una gestión documental más intuitiva y eficiente, incluyendo control de documentos, automatización de flujos de trabajo, y cumplimiento normativo.
Ventajas y Características de M-Files
Entre las características más sobresalientes de M-Files se encuentran:
- Clasificación de documentos mediante metadatos: Contrario a los enfoques convencionales que dependen de estructuras de carpetas, M-Files emplea metadatos para categorizar y organizar documentos, facilitando a los usuarios la búsqueda y recuperación de archivos de manera eficiente, sin importar su ubicación.
- Compatibilidad amplia con otros sistemas: M-Files brinda una integración impecable con numerosas aplicaciones y sistemas, incluyendo Microsoft Office, Salesforce, entre otros.
- Facilidad de acceso desde dispositivos móviles: Garantiza que los documentos sean accesibles en todo momento y lugar, permitiendo a los usuarios gestionar sus archivos desde la oficina, el hogar o durante sus viajes, con la posibilidad de editar y compartir documentos.
- Seguridad y conformidad robustas: M-Files se distingue por ofrecer avanzadas características de seguridad y conformidad, tales como auditorías automáticas, control de accesos y encriptación de datos, representando una ventaja significativa para empresas que operan en ámbitos regulados.
Seguridad y cumplimiento en M-Files
En términos de seguridad, M-Files lidera el mercado con sus robustas medidas de protección, incluyendo cifrado de datos, control de acceso y auditorías automáticas.
Cumple con una extensa variedad de regulaciones, asegurando una opción confiable para negocios en sectores altamente regulados. Además, su Sistema de Gestión de Calidad (QMS) facilita la optimización de procesos y el cumplimiento normativo, garantizando la protección y seguridad de la documentación e información.
Integraciones destacadas de M-Files
Las integraciones de M-Files con herramientas como Microsoft Teams realzan la comunicación y colaboración dentro de los equipos. Adicionalmente, ofrece compatibilidad con sistemas como:
- Microsoft 365
- Salesforce
- SharePoint
- Google Workspace
- Electronic Signatures
- Network Folders
Estas integraciones permiten desde la automatización en la extracción de datos hasta el análisis avanzado, mejorando significativamente la eficiencia y escalabilidad de la gestión documental.
Soluciones móviles y accesibilidad
M-Files amplía su accesibilidad mediante aplicaciones móviles para iOS y Android, permitiendo a los usuarios gestionar documentos de manera efectiva desde cualquier lugar. Además, su compatibilidad con acceso web y soporte para Mac asegura una experiencia de usuario cohesiva en todas las plataformas.
M-Files ofrece una solución poderosa y versátil para la gestión de documentos, con una interfaz basada en metadatos fácil de usar. Su capacidad para integrarse sin problemas con sistemas existentes lo convierte en una opción ideal para negocios que buscan mejorar su gestión documental.
En Expert Data brindamos soluciones de gestión documental y automatización de procesos de negocios enfocadas a la transformación digital de las compañías. Contáctanos o Agenda una demo para conocer más sobre nuestras soluciones.